Este extrem de important ca proiectarea activităților muzeale destinate persoanelor cu nevoi speciale să se realizeze cu consultarea grupurilor țintă vizate. În acest sens, personalul muzeului ar trebui în primul rând să înțeleagă cât mai amănunțit nevoile reale ale grupurilor țintă și, într-o a doua fază, împreună cu acestea, ar trebui să identifice soluțiile care răspund cel mai bine nevoilor și așteptărilor asociate.
De exemplu, în cazul proiectului „Art, culture and museum accessibility for Deaf audience (ART&SIGNS)” în care ANPEDA – Asociația Națională a Profesorilor pentru Elevi cu Deficiențe de Auz Virgil Florea (România) a fost partener, Complexul Muzeal Național „Moldova” din Iași, România, a fost partener asociat al ANPEDA și, ca atare, personalul instituției muzeale a beneficiat de cursuri introductive în utilizarea limbajului semnelor. Acest curs de formare a prezentat avantajul că formatorul în limbajul semnelor a petrecut suficient timp cu specialiștii din muzeu și a înțeles particularitățile limbajului muzeal, care necesită cunoștințe specifice și abilități de adaptare, deoarece vocabularul folosit de obicei într-un mediu muzeal este destul de diferit de cel folosit în situații cotidiene.
În plus, pentru proiectarea activităților dedicate persoanelor cu tulburări neurocognitive, este extrem de importantă discuția cu persoana care le însoțește, astfel încât zonele stresante să fie cunoscute și să fie evitate cât mai mult posibil. Pentru cazul în care mediile zgomotoase creează disconfort, se pot aplica următoarele soluții: pot fi evitate părțile cu mult sunet ale circuitului muzeal; vizita se poate programa la o oră care să permită o experiență muzeală liniștită; pot fi furnizate căști pentru reducerea zgomotului. În cazul în care deranjează lumina, personalul muzeului poate oferi ochelari de soare pentru ameliorarea disconfortul.