Szczególnie przy projektowaniu działań w środowisku muzealnym skierowanych do osób o specjalnych potrzebach, niezwykle ważne jest konsultowanie się z rozważanymi grupami docelowymi. Czyniąc to, pracownicy muzeum powinni przede wszystkim jak najdokładniej zrozumieć rzeczywiste potrzeby grup docelowych, a w drugiej fazie, wspólnie z nimi, zidentyfikować rozwiązania, które najlepiej odpowiadają na te potrzeby, a także odpowiednie oczekiwania.
Na przykład w przypadku projektu „Sztuka, kultura i dostępność muzeów dla niesłyszących odbiorców (ART&SIGNS)”, w którym ANPEDA – Asociatia Nationala a Profesorilor pentru Elevi cu Deficiete de Auz Virgil Florea (Rumunia) była partnerem, Narodowy Kompleks Muzealny „Mołdawia” w Jassach (Rumunia) był partnerem stowarzyszonym ANPEDA i jako taki personel organizacji muzealnej skorzystał ze szkolenia wprowadzającego w zakresie używania języka migowego. Zaleta tego szkolenia to, że niesłyszący trener spędził wystarczająco dużo czasu z profesjonalistami z muzeum, aby zrozumieć specyfikę języka muzealnego, który wymaga szczególnej wiedzy i umiejętności adaptacyjnych, ponieważ słownictwo zwykle używane w tym środowisku różni się znacznie od tego w codziennych sytuacjach.
Co więcej, podczas projektowania zajęć dla ludzi z zaburzeniami neurokognitywnymi niezwykle ważne jest, aby omówić je z osobą towarzyszącą, poznać stresogenne obszary i spróbować ich uniknąć w jak największym stopniu. Na przykład, jeśli te osoby nie lubią hałaśliwego otoczenia, należy unikać tych części muzeum lub zaplanować wizyty w takich godzinach, które pozwolą na raczej ciche doświadczenie. Można zapewnić słuchawki w celu redukcji hałasu. Ponadto, jeśli światło może stanowić problem, personel muzeum może zapewnić okulary przeciwsłoneczne, aby złagodzić dyskomfort.